車両管理システム導入判断の4つの基準と選び方のポイント

煩雑な日報作成、複雑化する法令対応。紙やExcelでの車両管理に限界を感じていませんか？この限界を解決するツールが車両管理システムです。ただ、車両管理システムは種類も機能も多く、自社に合う製品を選ぶのは困難です。本記事では、業務効率化を実現するため、システム導入を成功させる4つの判断基準と選び方のポイントを解説します。

車両管理システムとは？

企業のコンプライアンス強化やDX推進が求められる中、社用車の管理体制を見直す動きが活発化しています。これは、紙やExcelによるアナログな管理では、日報作成の非効率さや法令対応の複雑化といった課題が顕在化しやすいためです。こうした課題を解決する手段として有効なのが「車両管理システム」です。本章では、まずシステムの基本的な役割と、導入が進む社会的な背景について解説します。

車両管理システムの役割

車両管理システムの主な役割は、社用車に関するあらゆる情報をデータ化し、一元管理することです。具体的には、車両の基本情報をまとめた車両台帳、日々の点検・整備記録、ドライバーが作成する運転日報を指します。

また、法令で義務化されたアルコールチェックの記録といった情報もシステム上で管理可能です。これにより、これまで紙やExcelで行っていた煩雑な業務が効率化され、管理者・ドライバー双方の負担を軽減します。同時に、記録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確で信頼性の高い車両管理体制を構築できます。

導入が進む背景

近年、車両管理システムの導入が急速に進む背景は、大きく2つ挙げられます。1つ目は、法令対応の厳格化です。特に2023年12月からアルコール検知器を用いたアルコールチェックが義務化され、安全運転管理者の記録・保存業務の負担が増大しました。
アルコールチェックの義務化については、こちらの記事で解説しています。
関連記事：白ナンバーのアルコールチェック｜現場の負担解消にはテレマティクスサービスが有効

2つ目は、全社的なDX推進の流れです。理由として、紙やExcelでの非効率なアナログ管理から脱却し、業務全体の生産性を高めることに注目されている現状があります。車両管理は今や、企業の安全とコンプライアンスを支える中核業務と位置づけられています。

種類と主要機能

一口に車両管理システムと言っても、その種類は多岐にわたります。多くの製品の中から自社に最適なものを選ぶには、まず全体像を把握することが重要です。

本章ではシステムを「管理目的」と、車載器などの「機器構成」という2つの軸で分類しています。それぞれのタイプの特徴と、比較検討に欠かせない主要機能を解説し、システム選定の具体的なポイントをご紹介いたします。

目的別の3タイプ(管理目的)

車両管理システムは、解決したい課題や目的によって、主に以下の3つのタイプに分類できます。自社がどの段階の課題を解決したいのかを明確にするために、それぞれの特徴を表で比較してみましょう。

目的別の3タイプ比較表

このように、目的別に3タイプは段階的に機能が高度化していくイメージです。

方式別の5タイプ(機器構成)

車両管理システムは、データを取得するための機器構成によってもタイプが分かれます。設置の手軽さだけでなく、取得できるデータの種類や精度、コストが異なるため、自社の車両や運用方法に最適な方式を選ぶことが重要です。

方式別の5タイプ比較表

主要機能と比較ポイント

車両管理システムには、業務効率化や安全確保を実現するための多彩な機能があります。自社の課題解決に必要な機能を見極めるために、主要な機能の概要と、導入時に確認すべき比較ポイントを表にまとめました。

主要機能と比較ポイント一覧

自社の「目的」に立ち返り、必須機能や業務効率化につながる機能を吟味し、優先順位をつけて検討しましょう。

よくある導入失敗とその原因

車両管理システムは、業務効率化やコンプライアンス強化につながる強力なツールです。しかし、計画なく導入した結果、「現場で全く使われない」「データが活用できずコストだけが増えた」といった失敗に終わるケースも少なくありません。

その原因には、導入前の準備不足や関係者と現場に生じる認識のズレが潜んでいます。本章では、よくある失敗パターンとその原因を解説します。

目的が曖昧なまま導入

車両管理システム導入の失敗で多いのが、目的が曖昧なまま進めてしまうケースです。「他社も導入しているから」「便利そうだから」といった理由だけで導入を決めると、現場が使いこなせず運用が定着しません。

目的が不明確なため、どの業務を改善したいのか、どの指標で効果を測るのかが定まらず、結果としてシステムは形だけが残る状態になります。導入の成否は、最初に目的を明確にできるかどうかにかかっています。

現場との運用ギャップ

システム導入後にありがちな落とし穴が、現場との運用ギャップです。例えば、操作画面(UI)が複雑で入力項目が多すぎると、ドライバー側に「また余計な手間が増えた」といった抵抗感が生まれます。実際、操作性が悪ければ「誰も使わない」「適当に入力する」という状況に陥りがちです。

結果としてデータの精度が落ち、出てくる数字に信頼が持てず、運用が形骸化してしまいます。導入時には、現場に即した操作性と定着施策が不可欠です。

導入後のサポート不足

システムを導入した後でも、サポート体制が弱いと運用が停滞してしまいます。教育体制が整っておらず、担当者が異動・退職したタイミングで運用が止まったというケースもあります。

また、アップデート対応や問い合わせ窓口が決まっていないと「何かおかしい」「誰に聞けばいいのか？」といった現場の疑問がすぐに解決できず、結果として使われなくなります。選定時には「サポート体制の充実」が重要な選定ポイントのひとつといえるでしょう。

選ぶための判断基準

前章で述べた車両管理システムの導入失敗を避け、投資対効果を最大化するには、明確な判断基準が不可欠です。

そこで本章では、数ある製品の中から自社に本当にフィットするシステムを選択するための「4つの判断基準」を具体的に解説します。この基準に沿って検討することで、導入後のミスマッチを防ぎ、確実な成果へとつなげましょう。

① 目的を明確にする

車両管理システムを選ぶ上で最も重要な最初のステップは、「何のために導入するのか」という目的を明確にすることです。

まずは自社の課題を「日報作成の手間を省きたい(業務効率化)」「ガソリン代や保険料を抑えたい(コスト削減)」「事故につながる危険運転を減らしたい(安全運転)」「アルコールチェック記録を徹底したい(法令対応)」といったレベルまで具体的に掘り下げましょう。これらのうち、最優先の課題を定めることが、最適なシステムを選ぶ上で軸となります。

② 現場が運用できるかを見極める

優れたシステムも、現場のドライバーや管理者が使いこなせなければ意味がありません。特にドライバーにとっては「日報が自動生成され、数タップで承認が完了する」など、日々の入力工数がどれだけ削減されるかが重要です。管理者側も、管理画面が直感的で分かりやすい、操作しやすいかを確認しましょう。

導入前には必ず無料トライアルやデモを活用し、ITに不慣れな従業員も含めて操作性を試すことが不可欠です。現場の負担を増やさず、誰でも無理なく継続できるシステムの選択が導入成功の鍵になります。

③ 他システムとの連携性

車両管理システムを単体で利用するだけでなく、既存の業務システムと連携させることで、さらなる業務効率化が期待できます。例えば、勤怠管理システムとのデータ連携は、運転時間から労働時間を自動算出できます。また、経費精算システムと連携させれば、給油記録や走行距離に基づく交通費申請がスムーズです。さらに、アルコール検知器の測定結果を自動で取り込めば、記録業務の負担が大幅に軽減されるでしょう。

こうした連携の最大のメリットは、同じ情報を何度も入力する「二重入力」の手間をなくし、ヒューマンエラーを防げる点です。また機能の拡充（API連携）やCSV出力に対応しているかなど、既存システムとの親和性も確認しましょう。

④ サポート・法改正対応

システムは導入して終わりではありません。長期的な運用を見越して、ベンダーのサポート体制を吟味することが不可欠です。導入時の設定サポートはもちろん、運用中の疑問やトラブルに迅速に対応してくれる窓口の有無を確認しましょう。

また、アルコールチェック義務化のように、関連法令は定期的に改正されます。将来の法令対応にシステムが自動アップデートで追従できるかも、コンプライアンスを維持する上で重要な導入判断基準です。

車両管理システムで得られる主なメリット

車両管理システムの導入検討で、最も重視されるのが費用対効果です。システムは単なる「コスト」ではなく、将来の経費を削減する「投資」と捉えられ、その効果は多岐にわたります。例えば、燃費の改善による燃料費の削減や、事故リスク低減による保険料の抑制、日報作成の自動化による人件費の圧縮などです。本章では、システム導入がもたらす具体的なメリットを4つの視点から詳しく解説します。

コストの削減

車両管理システムの導入は、多角的なコスト削減に貢献します。例えば、リアルタイム追跡(GPS)機能で最適なルートを指示したり、アイドリング時間を可視化したりする仕組みです。これにより運行時間の短縮と燃料費の削減につながります。

また、運転日報作成の自動化をはじめ、データの取得・管理が簡素化されることで、ドライバーと管理者双方の事務作業が大幅に軽減されます。この業務効率化は、人的リソースをより生産性の高い業務へ振り分けることを可能にし、実質的な人件費の削減にもつながるでしょう。

危険運転の可視化

事故防止は安全運転管理者の重要責務ですが、ドライバーの運転傾向を客観的に把握し指導することは容易ではありません。車両管理システムは、急加速や急ブレーキ、速度超過といった危険運転をリアルタイムで検知し、データとして記録・可視化します。これにより、「誰が、いつ、どこで」危険な運転をしたかが一目瞭然です。

この客観的なデータを用いることで、勘や経験に頼らない具体的なドライバー教育が可能になり、個々の運転癖の改善を促せます。

車両台数の最適化・保険料の低減

車両管理システムにより、車両ごとの稼働率や走行距離といった実態データを正確に把握できます。これにより、「ほとんど使われていない車両」や「非効率な車両運用」が明確になり、客観的なデータに基づいて保有車両台数の最適化が可能です。

また余剰車両を減らすことで、車両費用や駐車場代、税金といった固定費を大幅に削減できます。さらに、安全運転の推進は事故発生リスクそのものを低減させ、結果として自動車保険料の低減にもつながるでしょう。

運転日報業務の効率化

ドライバーと管理者双方にとっての負担が、手書きやExcelでの運転日報作成・管理業務です。車両管理システムを導入すれば、走行日時や距離、訪問先といった記録が自動で反映され、日報が自動生成されます。ドライバーは内容を確認してスマートフォンから提出するだけで完結し、管理者もデバイスで一括承認できるため、提出のための帰社や紙の回収・保管が不要になります。

株式会社ベスト・ケアー様では、アルコールチェック義務化への対応として NCSドライブドクター運行支援アプリ を導入し、記録管理にかかる負担が大幅に軽減されました。これまで紙への手書き記録を保管・確認・集計するために費やしていた手間が削減され、本来の業務に時間を充てられるようになりました。また、丁寧な導入支援により現場への浸透もスムーズに進み、安全運転への意識向上にもつながっています。

詳しい導入の詳細についてはこちら
アルコールチェック義務化への対応をきっかけに、安全運転を「企業文化」として根付かせる

まとめ

本記事では、車両管理システムの種類や機能から、導入失敗を避けるための4つの判断基準、導入のメリットを解説しました。自社の目的を明確にし、現場が無理なく運用できる車両管理システムを選ぶことが成功の鍵です。
NCSの車両管理システムは、高精度なデータ取得と手厚いサポート体制で、貴社の業務効率化とコンプライアンス遵守を強力に支援します。