弊社では「企業倫理ヘルプライン」相談窓口を設置しております。この窓口は、弊社社員・派遣社員等が規範に違反した行為、または違反するおそれがある行為を知った場合に申告できるものです。
当社は、ＮＣＳのアイデンティティを端的に表す企業理念を以下のとおり定めています。
「私たちは、モビリティに係わるソリューションの提供を通じて、お客さまと自らの持続的成長を追求するとともに、社会・経済の発展と環境保護に貢献します。」
この企業理念を実現するために、当社が目指す社会におけるNCSの存在意義をパーパスに、パーパス実現のためにNCSが提供する価値をバリューに、バリュー実現のために日々意識し、実践することを行動指針に、それぞれ定めています。
当社は、この企業理念等の下、適正な業務執行のための体制を整備し、運用していくことが経営の責務であると認識し、以下の内部統制システムを構築しています。
当社は、「企業倫理の確立」、「コンプライアンス意識の醸成」、「社員等による法令違反の非違行為、情報漏洩等に関する申告」についての調査・検討等を行うため代表取締役社長を委員長とし、総務部を事務局とする企業倫理委員会を設置しています。また、総務部にコンプライアンス・リスク管理チームを設置し、役員及び社員に対して法令、定款及び社内諸規程に適合する行動を促し、そのための教育、研修を行うとともに、社内の他組織からの独立性が担保された、代表取締役直轄の監査部を設置し、社内の業務が法令、定款及び社内諸規程に準拠して適正に行われているかをチェックし、その結果を代表取締役に報告することとしています。さらに、社内及び社外（弁護士）に企業倫理委員会が管理する「企業倫理ヘルプライン」を設置して企業倫理に反する行為の申告・相談を受け付ける体制を構築するとともに、申告者が会社から不利益な取扱いを受けることがないよう、必要な措置をとるものとしています。加えて、当社は、反社会的勢力とは取引関係、利益供与その他一切の関係をもたず、反社会的勢力の排除に向け毅然とした態度で対応します。
取締役会をはじめとする重要な会議の意思決定に係る記録や、各取締役が組織規程に基づいて決裁した文書等、取締役の職務の執行に係る情報は、情報セキュリティマネジメント規程に基づき管理し、その保管期間は法令に基づくもののほか文書取扱規程により定められた期間とします。また、あわせて、取締役及び監査役が必要な情報を適時適切に入手できる体制を構築しています。
当社は、社内各部門で発生しうるリスクに対応し、損失の危険を最小限にすべく組織的な対応を行います。 具体的には、総務部コンプライアンス・リスク管理チームにおいて、総合的な事業リスクの分析を実施し、事業リスク対応策の立案・実施についての全社的な管理・調整及び社内各部門への指導を行います。 また、重要な営業取引上のリスクについて関係部署の意見を聴取し、対応を協議・決定するための会議体として案件会議を、資金調達面のリスクに対応するための委員会としてALM委員会を設置、開催するほか、災害への予防措置及び発生時の迅速な対応を図るために災害対策に関する規程を制定し、組織的な対応を可能とします。
当社は、取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保する体制の基礎として、取締役会を原則毎月開催し、経営に関する重要事項について決定を行うとともに、定期的に業務の執行状況について報告します。当社は、将来の事業環境の変化を予測し中期ならびに単年度の経営計画及び業務計画を策定します。経営計画を達成するため、取締役の職務権限と担当業務を明確にし、さらに、執行役員に業務執行権限を委譲することにより、取締役の職務の執行の効率化を図ります。また、社長が議長を務める経営会議を原則毎週開催して、取締役会の議論を充実させるべく事前審議を行うとともに、迅速性を要求される業務執行上重要な事項について、また、取締役会から委譲された権限の範囲内で当社業務の執行及び施策の実施等について審議し、意思決定を行います。
当社は、関係会社管理規程に基づき、子会社及び関連会社から経営上の重要事項については事前に協議を受けるとともに、決算・営業状況については定期的に、重大なリスクが発生した場合には、その都度速やかに報告を受けることとします。また、当社の役員または使用人が子会社の取締役として経営の助言を行うことにより、当該子会社の取締役等の職務執行が効率的に行われることを確保するなど、子会社及び関連会社に対する適切な経営管理を行うこととします。なお、主要な関係会社に対しては、監査部が必要に応じ監査を実施、あるいは当社から監査役を派遣して監査を行い、業務の適正を確保する体制を整備します。
当社は、財務報告の適正性を万全に確保するとの観点から、財務報告に係る内部統制規程に基づき、財務報告に係る内部統制整備、運用及び評価を継続的に進めていきます。併せて、社長を委員長とする内部統制委員会を設置し、財務報告に係る内部統制に関する重要事項の審議・決定を行います。
監査役の職務を補助する業務については、監査役が求めた場合には速やかに当該業務にあたる使用人を置くこととします。当該使用人は、監査役の指揮命令に基づき業務を実施し、その人事異動及び考課については、監査役の意見を尊重し対処します。
取締役は監査役が出席する取締役会等の重要な会議において、重要事項を報告するほか、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実があることを発見したとき、または、取締役が監査役に報告すべき事項として、すべての監査役で組織する監査役連絡会と協議して定めた事項が発生したとき、さらには、主要な関係会社から重要な事項について報告を受けたときは、その都度監査役連絡会に報告します。さらに企業倫理委員会は、取締役会及び取締役に関わる不正、不祥事等の企業倫理に関わる重要な問題があると認めたときは、その都度監査役連絡会に報告します。
代表取締役は監査役と定期的な会合をもち、相互認識と信頼関係を深めるほか、監査部は監査役の求めに応じて内部監査状況を報告するなど監査役と緊密な連係を保ち、監査役の効率的な監査に資することとします。また、監査役は、当社の会計監査人と定期的に情報交換を行うこととします。なお、監査役は、職務の執行に必要な費用について請求することができ、当社は当該請求に基づき支払を行います。
