【車両管理の基本】新任担当者が押さえるべき年間スケジュールと効率化のポイント

企業の営業車や社用車の管理は、安全運転やコスト削減、法令遵守のために欠かせない業務です。しかし、日々の車両点検や記録管理、引き継ぎミスの防止など、担当者には多くの課題と負担が伴います。本記事では、車両管理の基本から最新のテレマティクスやカーリースの活用法、さらに業務効率化につながる導入事例まで、わかりやすく解説します。

1. 車両管理担当者が押さえておくべき基本

「車両管理業務」は、企業の社用車や営業車、配送車などを適切に管理する業務で、安全な運用やコスト削減、事故・トラブル防止のために欠かせません。特に新任担当者は、基本的なポイントや年間の流れ、法令を正しく把握することが重要です。この章では、車両管理の役割や基礎知識をわかりやすく整理します。

車両管理とは？

車両管理とは、企業の営業車や配送車など、法人車両を安全かつ効率的に運用するための業務です。具体的な管理対象は『車両』、『ドライバー』、『記録』の3つに分類できます。

企業が管理する車両の数や運用の形態によって、管理すべき項目は変わります。これらを正確に管理することが重要ですが、業務が属人化しやすく、引き継ぎミスや車両台帳の整備不足が課題となりやすい点にも注意が必要です。

運転者・使用者としての法律上の責任と義務

車両管理担当者には、道路交通法に基づき「アルコールチェックの義務化」や「運転日誌・走行記録の保存」などの法的責任があります。これらを怠ると、罰則や行政指導の対象となるほか、万が一事故を起こせば企業の社会的信用が失墜するリスクもあります。そのため、担当者は最新の法令を常に確認し、適切な記録管理や運用体制の整備が重要です。

安全運転管理者との違い

安全運転管理者は、法律で選任が義務付けられた役職で、主に運転者への安全指導や運転記録の管理を行います。一方、車両管理担当者は法的な定義はなく、車両の整備や契約、車両台帳の管理といった実務全般を担う担当者です。実際には両者を兼任しているケースが多いですが、安全運転管理者には資格要件があるため、注意が必要です。

2. 車両管理の年間業務と運用スケジュール

車両管理は、一年を通じて様々な業務が発生します。点検や保険更新、各種書類の管理など計画的に対応することがトラブル防止と効率化につながります。ここでは、車両管理の年間スケジュールや最初にやるべき業務整理、さらに新年度に起こりやすい引き継ぎミスの防止ポイントについて分かりやすく解説します。円滑な車両管理のために、年間を見通した運用のコツを押さえておきましょう。

年間業務カレンダーはこちら

車両管理では1年を通じて定期的な点検や書類管理、運転者への指導など多岐にわたる業務が発生します。夏季や冬季には車両の点検やタイヤ交換、年度末や繁忙期には運行計画や点呼表作成が主な業務となります。各月ごとに保険の見直しや運転記録の取得、ドライバーの健康管理、事故防止活動などをチェックリスト化し、漏れなく対応することでトラブル防止や業務効率化につながるでしょう。

最初にやるべき業務整理

新しく車両管理を担当する方は、まず車両台帳を確認し、どのような車両が何台あるのか、最新の情報を把握しましょう。次に、全ドライバーの運転免許証の有効期限や資格内容、運転状況をチェックすることが大切です。

さらに、これまでの業務マニュアルや引き継ぎ資料もしっかり目を通し、日々の業務内容や注意点を理解しておくことで、スムーズに車両管理業務を始めることができます。

新年度に多い「引き継ぎミス」に注意

新年度に際し、担当者交代における引き継ぎでよくあるミスとして、車両点検の漏れや契約更新の遅れ、運行記録の記入忘れなどがあります。これらのミスは後々のトラブルや大きな事故につながる可能性もあるため、早めの対策が大切です。ミス防止策として、年間業務カレンダーを活用し、やるべきことを可視化する方法が有効です。また、チェックリストを導入して担当者間の確認により、抜けや漏れを減らすことができます。

3. 車両管理業務の大きな3つの柱

日々の車両管理業務においては、「車両の管理」「ドライバーの管理」「記録の管理」という3つの領域を、どれか一つに偏ることなくバランスよく進めることが重要です。これらはそれぞれ独立しているように見えて、実際には相互に関係しており、安全性や効率性に大きく影響します。ここでは、車両管理業務の根幹となるこの3本の柱について、それぞれの具体的なポイントをご紹介します。

車両の管理

車両と台数の管理では、まず車両点検や法定点検、整備のスケジュールをしっかりと管理し、未実施によるトラブルを未然に防ぎましょう。また、故障や事故が発生した場合は、迅速な連絡や修理対応のフローを事前に作成しておくことが重要です。タイヤ交換やバッテリーの点検、季節ごとのメンテナンスも忘れず行いましょう。最新のテレマティクスサービス(以下：テレマティクス)を活用すれば、各種点検の自動通知や運行データによる稼働状況の把握ができ、車両ごとの効率的な運用が可能です。

ドライバーの管理

ドライバーの管理では、定期的に運転免許証の有効期限や内容を確認し、その記録をしっかり保管することが基本です。また、2022年4月からアルコール検知器によるチェックが義務化されたため、専用装置の導入とチェック記録も欠かせません。さらに、5月や9月の全国安全運動の時期には、安全運転キャンペーンや研修を実施し、従業員への意識向上を図ります。

記録の管理

記録や車両台帳の管理は、日常点検の記録や運転日報の作成、走行距離の把握が基本業務です。これらのデータは毎月集計し、燃費や走行距離、整備履歴などを月報で評価して車両ごとの状況をしっかり「見える化」しましょう。また、従来の紙やExcelを使った手作業による車両台帳の管理はミスや手間が増えがちです。車両管理のデジタル化、例えばテレマティクスを活用することで、記録の自動化やデータの一元管理が可能となり、業務効率と正確性が大幅に向上します。

4. よくある車両管理の課題

車両管理には、多くの企業が頭を悩ませる課題が存在します。車両の購入や税金、点検などには時間とコストがかかり、大きな負担となりがちです。さらに、エクセルや紙の車両台帳による従来の管理方法はミスや情報漏れのリスクが高まりやすく、改善と効率化が求められています。ここでは、よくある車両管理の課題について詳しく解説します。

車両購入や納税、点検などのコスト・手間がかかる

車両管理では、年度末や繁忙期に車両購入や納税、各種手続きが重なり、業務負担が増大します。車両登録や保険加入、車検・点検のスケジュール管理といった管理対象が多岐にわたり、人手も時間もかかるのが実情です。特に小規模事業所では、担当者が他業務と兼務しているケースが多く、リソース不足が課題として挙げられます。手間やコスト負担の軽減には業務の見直しやシステム導入が重要といえるでしょう。

エクセルや紙台帳による管理の限界とリスク

エクセルや紙の車両台帳を使った車両管理は、実務面でさまざまなリスクがあります。例えば、担当者の異動や退職時には引き継ぎが困難で、管理方法が属人化しやすい点です。その結果、車検や保険の更新漏れ、記録の抜け漏れが発生しやすくなります。また、データのバックアップや複数人での情報共有にも課題があり、必要な時にすぐ情報が取り出せずトラブル対応が遅れるリスクも高まります。効率的な運用や安全確保の面でも、従来の手法には限界があると言えるでしょう。

5. カーリースやテレマティクスで業務効率化と安全確保を実現

近年、車両管理の効率化と安全確保を目指し、カーリースやテレマティクスの導入が注目されています。これらのサービスを活用することで、複雑な管理業務の手間やコストを削減できるだけでなく、リアルタイムでの運行状況やデータの把握による安全運転の推進も可能になります。ここでは、そのメリットや実際の導入事例についてご紹介します。

カーリースでコストや手間を省ける

カーリースを導入することで、車両の保険や税金、整備、車検といった煩雑な管理業務を一括してアウトソーシングできます。これにより、車両管理担当者は負担を大幅に軽減でき、業務効率の向上が図れます。さらに、必要に応じた車両台数の調整や、急なトラブル時の代車手配もスムーズに対応可能です。毎月定額のリース料金で利用できるため予算計画も立てやすく、コスト面でもメリットがあります。管理者にとってリスク管理と効率化を同時に実現できるサービスといえるでしょう。

車両管理のアウトソーシングに関する、具体的な効率化の内容はこちらからご確認いただけます。
NCSのメンテナンスリース

テレマティクスでデータ管理と安全運転対策が可能に

テレマティクスを活用すると、運行記録やアルコール検知、走行ルート、急ブレーキなどの運転データを自動で収集・可視化できます。これらの情報はクラウド上で一元管理されるため、複数拠点の車両監視も効率的に行えます。さらに、法改正で必要となったアルコール検知記録の保存も自動化でき、管理業務の負担軽減と安全運転への意識向上が期待できるでしょう。

導入事例のご紹介【岡部株式会社さま】

6.まとめ

車両管理業務は安全確保と効率運用のために重要ですが、従来の手法には限界があります。カーリースやテレマティクスの導入により、データ管理や法令対応が簡単になり、負担が大幅に軽減。最新サービスを活用し、企業全体で安全・効率的な車両管理を実現しましょう。