「運転日報」作成・管理の正確且つ効率化に成功！　業務負荷削減のポイントとは

1917年の創業以来、経営理念である「安全・安心の提供を通じて社会に貢献する」という考えをもとに、コア事業として「施設関連製品事業」「自動車関連製品事業」「海洋事業」を展開している岡部株式会社さま。管理する社用車は231台。北海道から沖縄まで、全国各地に販売拠点を設けている。各拠点における日々の運転日報の作成・管理業務などはすべて手書きで、多忙を極める社員にはかなりの手間であり、業務の効率化は急務であった。

岡部株式会社　管理部 人事総務グループ 総務チーム
部長　安野祐二氏

社用車を業務で使用する場合は、運転日報の作成を義務付けてきましたが、市販の運転日報を使用していたため、運転者の氏名、運転開始と終了日時、走行距離、車両の登録番号、行き先、利用目的……あらゆる項目を記載しなければならず、その作成に時間を取られていました。多忙な業務の中で、記入項目の多い日報を手書きで作成するのは大変なこと。手書きで作成している以上、ヒューマンエラーの可能性を排除できず、ドライバーによっては記入漏れも見受けられました。

これら課題をNCSの営業担当に相談したところ、「NCSドライブドクター運行支援アプリ」を紹介いただきました。スマホのGPS情報を使って運行記録を作成し、クラウド上に保管できる「運行記録サービス」と、始業前点検とアルコールチェック結果を記録できる「日常点検サービス」の２つの機能がある事を教えていただきました。

導入検討にあたり、NCS主催のウェビナーに参加。全国各地の支店・営業所の責任者が集まり、アプリの使い方やメリットなどをNCSの専門部隊から伺いました。疑問点などはその場ですぐ回答いただき、また３ヶ月の無料期間を用意いただけたことで現場も含めて運用のイメージができたと思います。参加者は運転日報の重要性を再認識し、総務としても本導入に向けて安心することができました。
3ヶ月間の無料期間を経て、結果大きなトラブルもなく本運用を開始。当初NCSのリース車両からスモールスタートで展開するつもりでしたが、NCSの手厚いサポートもあって、他社のリース車両も含めて全231台に導入。利用ユーザー数は721名です（2023年7月時点）。導入にかかるコストも「ユーザー単位」ではなく、「車両単位」での料金体系になっており、当社のように一人一台ではなく、共用車を利用する場合は割安です。
導入の初期段階において、「管理者はどのように登録すれば良いのか」「ボタンを押しても運行開始できない」など、操作・設定関連の問い合わせも多く寄せられました。その窓口をNCSの営業担当にお願いし、運用におけるトラブル対応や現場とのやりとりもサポートいただいたおかげで、現場への浸透もスムーズでした。

「NCSドライブドクター運行支援アプリ」を導入したことで、日報作成にかかる業務負担は格段に軽減されました。やはり、普段から利用しているスマホだけで完結するので便利という声があがっています。手書きで記入していた日報作成が不要になったことに加えて、スマホのGPS情報をもとに運行記録を作成するため、日報の正確性も高まりました。
管理する側にとっても、Web画面上で運行記録を検索・閲覧できるので、これまで課題となっていた日報管理が是正されました。
また、点検記録についても日報作成と同様に手書きで管理を行っていたため運用が煩雑になり課題感を持っていました。日報やアルコールチェック記録と合わせて点検記録の管理も「NCSドライブドクター運行支援アプリ」へ集約することで、日々の点検業務負担を軽減させることにも成功しました。