アナログな車両管理をスマホアプリにすることのメリットとは

業務用端末として、従業員にスマートフォンやタブレットを貸与して活用している企業が増えてきています。しかし、企業で保有している車両の管理はデジタル化せずにアナログのまま、というケースもあるでしょう。せっかくスマートフォンやタブレットを利用しているのなら、車両管理もアプリを使用したデジタル管理に移行した方が効率的です。本記事では、車両管理をスマホアプリに変更することのメリットなどを解説します。

企業内でもスマートフォンやタブレットが普及している

会社支給だけでなくBYOD（Bring Your Own Deviceの略、個人所有の端末を業務でも使用する）の活用も含めると、多くの従業員が業務でスマートフォンを利用しています。また、タブレットを導入している企業の数も多く、スマートフォンやタブレットといったスマートデバイスの活用はすでに企業活動にかかせないものになっています。

スマートフォンやタブレットを企業が導入することのメリット・活用例

ここでは、スマートフォンやタブレットを企業が導入するメリットや活用例を紹介します。

■ 日常業務に活用
スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイス導入によって得られる効果は、日常業務の効率化や生産性の向上です。メールの送受信や資料作成など、いままでオフィスに出社する必要があった業務がどこからでもできるようになります。
出先からオフィスに戻る手間なども省けるため、業務のパフォーマンスを大きく向上できるでしょう。また素早い対応も可能になるため、顧客満足度を上げることにも貢献できます。

■ 会議用端末として活用
スマートフォンやタブレットは、会議用端末としても活用できるメリットがあります。いままで一箇所に集まって対面で行っていた会議は、遠隔での開催・参加が可能です。全国各地あるいは世界各国に事業所を持っている企業の場合、移動にかかる交通費や宿泊費、時間といったコストの大幅な削減が期待できます。

■ 報告用ツールとして活用
報告書ツールとして活用できる点もメリットです。たとえば、業務を管理する目的の日報は、移動の合間などスキマ時間に報告できるようになります。タイムリーな情報共有も可能になるので、ビジネスチャンスを逃さずに活動することが可能です。

■ 車両管理ツールとして活用
業務で車を使用する際に欠かせない管理が、乗車前・乗車後のアルコールチェックです。スマホアプリ上で管理すればアルコールチェック記録の時間短縮に加え、長期間にわたる記録の確認が容易になります。また、運行日報や走行距離の管理、車両の日常点検の記録も、スマートフォンやタブレット上で行えます。管理者はデータの一元化により車両管理に要する時間や手間が減らせます。

車両管理をする上での問題点

スマートフォンやタブレットの導入によって得られるメリットなどをイメージできたかと思います。ここでは、アナログな管理の中でも特に手間を要する車両管理にフォーカスを当て、問題点を見ていきましょう。

車両使用者から見た問題点

車両管理業務は多岐にわたるため本来業務の妨げになるのが問題点です。車を使っていると、訪問先や訪問ルート、走行距離などを運行日報として記録する必要があります。これに加えて、ガソリンの給油量や有料道路の利用記録も管理表などに記載して管理する作業も必要です。また業務が終了したらその都度、管理者に運行日報を提出しなくてはなりません。

管理者から見た問題点

管理者にとっても、車両管理業務は負担が大きくなります。前段で記載した、車両使用者の日報を日々チェックすることに加え、車両そのものの管理も必要です。稼働状況や点検整備の時期、リース契約、保険満了日など細かな部分まで把握する必要があります。複数の車両使用者、複数の車両を管理するとなると多大な労力を要するでしょう。

車両管理アプリの機能例

上記からも普段の業務以外で多大な労力がかかってしまうことがお分かりいただけたと思います。ここでは車両使用者も管理者も業務効率を高めることができる、車両管理アプリ機能の一例を紹介します。

■ 運行日報の記録（車両使用者）
車両管理アプリをインストールしたスマートフォンやタブレットに搭載されているGPS機能によって、車両の運行ルートを自動的に記録できます。これを運行日報に落とし込むことで、手書きで記載して報告する手間を省くことができます。

■ 報告業務のデジタル化（車両使用者）
今まで手書きだった営業日報を車両管理アプリ上で入力して記録、送信できます。帰社後にノートなどにメモした内容を転記する必要はありません。訪問後の隙間時間に入力することで簡潔に報告できるだけでなく、より正しく多くの情報を記載できるでしょう。

■ 車両の予約（車両使用者）
1台の車を複数の使用者が使っている企業の場合、ホワイトボードやノートなどで予約状況を管理するケースが多いでしょう。しかし車両管理アプリなら出先からでも車両の空き状況を確認して即座に予約することが可能となります。

■ 位置情報の把握（管理者）
GPS機能から得られる位置情報で、適切な車両配置が可能となります。

■ 車両情報の管理（管理者）
リース契約や点検時期など車の情報や、任意保険の加入情報を一元管理できます。車検や点検など、適切な時期に漏れのない対応ができるようになります。

車両管理アプリを導入するメリット

長い間、車両管理をアナログな紙ベースの方法で行ってきた企業にとって、デジタル化はハードルが高く感じるかもしれません。しかし、車両管理アプリの導入など、デジタル化によって得られるメリットは非常に大きいのです。ここでは、車両管理アプリの導入によって得られるメリットを紹介します。

■ 簡単に操作できる
新たなサービス導入時の懸念事項の一つとして、「サービス利用者にとって余計な負荷にならないか」があるかと思います。しかし、車両管理アプリは今や多くの人が保有しているスマートフォンを利用するため、抵抗感も少なく使用することができます。難しい操作も特に必要ありませんので、容易に使いこなせるでしょう。

■ 必要な情報を必要なタイミングで確実に取得できる
紙ベースでの管理では、年毎あるいは月毎にファイリングして保存した情報を探し出すのに時間がかかりますし、保管場所の確保や紛失等のリスクも発生します。車両管理アプリを使用して情報をデジタル化することで、これらの課題をすべて解決することができます。

■ コストが削減できる
車両管理アプリを活用すれば報告のための出社が不要となるので、残業代や交通費といったコストが削減できます。営業など本来力を入れたい業務に時間を割くこともできます。中長期的な視点としては、オフィスの規模縮小など、固定費の削減にもつながっていくでしょう。

NCSが提供する車両管理アプリ「NCSドライブドクター運行支援アプリ」

NCSでは、スマートフォンで車両管理ができるアプリを提供しています。
主な機能は、車両点検やアルコールチェックなどの「日常点検の記録」、GPS機能を活用した「運行記録サービス」です。管理者はWEB上で管理できます。
日常点検の記録については、NCSが提供するテンプレート項目のほかにオリジナルの項目を追加することができるので、今まで行っていた点検項目にも対応できます。また、車載器を搭載できないレンタカーやカーシェアの利用時でも、運行記録サービスの使用により運行日報の作成ができます。

まとめ

紙ベースなどアナログでの車両管理は、車両使用者だけでなく管理者にとっても手間を要する作業です。スマートフォンやタブレットを導入し、車両管理アプリを利用すれば時間を短縮するだけでなくコストの削減、業務効率化に貢献できます。社内業務DX化の1つの方法として検討してみるのはいかがでしょうか。